Posiadanie i prowadzenie własnej firmy może być zarówno ekscytujące, jak i przytłaczające. Czy właśnie zdałeś sobie sprawę, że może to być zbyt wiele, abyś mógł sam sobie poradzić z rozwojem firmy? W takiej sytuacji warto rozważyć zatrudnienie specjalisty ds. projektów.
Twój zespół kierowniczy może być wystarczająco sprawny, aby dbać o firmę i wspierać Cię. Istnieje jednak potrzeba powołania kierownika projektu, który dopilnuje, aby nic nie umknęło uwadze.
Według badań, 67% więcej projektów zakończyło się niepowodzeniem w firmach, które nie doceniały zarządzania projektami jako kluczowej kompetencji w procesie transformacji. Statystyki te mogą bardziej przygotować Cię do zatrudnienia specjalisty ds. zarządzania projektami.
Ten pierwszy krok, polegający na przywiązywaniu dużej wagi do zarządzania projektami i wyników, pomoże pomyślnie rozwinąć działalność firmy. Utalentowany kierownik projektu zajmie się szerszą perspektywą, podczas gdy Ty i Twój zespół będziecie pracować nad innymi, bardziej krytycznymi zadaniami i projektami.
Przeanalizujmy, co oferuje kierownik projektu i na co należy zwrócić uwagę przy jego zatrudnianiu.
Kim jest specjalista ds. zarządzania projektami?
Zarządzanie projektami to jeden z najtrudniejszych aspektów funkcjonowania każdej organizacji. Dlatego warto rozważyć powierzenie go wykwalifikowanym osobom, które potrafią bezbłędnie nadzorować realizację projektu. Choć rola ta może się różnić w zależności od projektu, wymaga specjalistycznej wiedzy.
Kierownik projektu jest odpowiedzialny za powodzenie projektu od momentu jego powstania do zakończenia. Na ogół są postrzegani jako gracze zespołowi i często są towarzyscy, ponieważ nadzorują kierowanie zespołami. Definicja specjalisty ds. zarządzania projektami obejmuje role, za które odpowiedzialni są specjaliści:
- Opracowywanie celów
- Organizowanie
- Planowanie
- Realizację projektów w ramach budżetu i ograniczeń czasowych
Ponadto kierownik projektu jest również odpowiedzialny za następujące zadania:
- Określanie zakresu projektu
- Utrzymywanie rutyny
- kalkulowanie kosztów projektu i przestrzeganie budżetu
- zarządzanie zasobami w ramach projektu
- śledzenie postępów w realizacji projektu
- Komunikowanie się z interesariuszami
- Ocena ryzyka
- Rozwiązywanie problemów
- Zapewnianie jakości
Ta rola będzie miała wpływ na sukces lub porażkę projektu oraz na rozwój organizacji. W związku z tym należy dołożyć większych starań przy zatrudnianiu ich do pracy.
Czy potrzebuję kierownika projektu?
Zarządzanie projektem obejmuje identyfikację i ograniczanie ryzyka, rozważne zarządzanie zasobami, rozważne planowanie budżetu oraz skuteczną komunikację między wieloma zespołami i interesariuszami. Dlatego posiadanie kierownika projektu, który będzie kierował inicjatywą i utrzymywał wszystkich na właściwym torze, jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu projektu.
Nadal nie wiesz, dlaczego warto korzystać z usług kierownika projektu? Poniższe powody mogą okazać się pomocne:
1. Planowanie projektu
Bez realistycznego planowania projekt może szybko się wykoleić, zanim się rozpocznie. Mądry kierownik projektu ocenia ogólny obraz sytuacji i ustala cele, budżety i możliwe do zrealizowania harmonogramy. Na podstawie tych analiz opracowuje plan projektu, który równoważy te priorytety w ramach ograniczeń czasowych i budżetowych. Przykłady mogą obejmować szacowanie kosztów, zarządzanie zasobami, ocenę ryzyka itp.
2. Dobrze zdefiniowane cele
Badania z 2017 r. wykazały, że główną przyczyną niepowodzenia projektu jest brak dobrze zdefiniowanych celów i zadań. Kierownicy projektów pomogą Ci w określeniu i monitorowaniu celów projektu, dzięki czemu szybko zidentyfikujesz pojawiające się wskaźniki ryzyka.
3. Dostosowanie celów strategicznych
Dostosowanie strategiczne gwarantuje, że wszyscy interesariusze są po tej samej stronie i że działania przynoszą korzyści organizacji. Rola kierownika projektu polega na zapewnieniu, że ogólne cele projektu są zgodne ze strategią organizacji.
4. Ustrukturyzowany proces
Kierownicy projektów pomagają zespołom w dzieleniu dużych projektów na łatwe do zarządzania elementy. Rozkładając projekt na małe, przypisane zadania, mogą oni skuteczniej zarządzać swoimi zespołami i reagować na wyzwania.
5. Jakość
Na zespoły projektowe wywierana jest duża presja, aby ukończyć projekt zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu. W rezultacie możliwe są pośpieszne działania i słaba realizacja. Aby temu zaradzić, potrzebny jest kierownik projektu. Osoby te pilnują terminów i celów projektu oraz monitorują efektywność realizacji zadań.
Zatrudnienie kierownika projektu może przynieść Twojej firmie efektywne korzyści. Pamiętaj, że dzięki zwiększeniu wydajności, minimalizacji ryzyka i optymalizacji zasobów zarządzanie projektami pomaga obniżyć ich koszty. A kto inny może to zrobić lepiej niż specjalista ds. zarządzania projektami?
Jakie cechy powinien posiadać kierownik projektu?
Mimo że zdecydowałeś się zaangażować specjalistę ds. projektów, ważne jest, abyś przy zatrudnianiu sprawdził, czy posiada on określone cechy. Może to przynieść korzyści, a także zaoszczędzić pieniądze na przyszłych inwestycjach.
- Jedną z najcenniejszych umiejętności, jakie może posiadać kierownik projektu, jest filtrowanie mocnych i słabych stron członków zespołu. Dzięki temu może on efektywnie rozdzielać obowiązki, rozumiejąc, kto w czym jest najlepszy.
- Komunikacja to kolejna oczywista umiejętność niezbędna kierownikowi projektu, ponieważ będzie on żonglował różnymi rolami i zespołami.
- Przywództwo jest jedną z najważniejszych cech, jakie należy posiadać. Wielu członków zespołu kierownika projektu będzie oczekiwać od niego wskazówek i rozwiązań.
- Planowanie zdolności i równoważenie dostępnych zasobów z innymi zobowiązaniami to niezbędne umiejętności kierowników projektów.
Oprócz posiadania tych podstawowych umiejętności, zdarzają się sytuacje, w których pojawiają się wyzwania, takie jak niedotrzymanie terminów, konflikty w zespole, przekroczenie budżetu itp. Wymagają one osoby potrafiącej rozwiązywać problemy, posiadającej wyjątkowe umiejętności budowania zespołu i negocjacji. Dlatego warto wziąć je pod uwagę.
Specjalista ds. zarządzania projektami: źródła zatrudnienia
Poszukując kierownika projektu, możesz zdecydować się na awans obecnego członka zespołu. Z punktu widzenia organizacji, taka decyzja eliminuje wiele obowiązków. Na przykład, proces wprowadzenia na stanowisko może zostać uproszczony, ponieważ dana osoba będzie już zaznajomiona z kulturą i wymaganiami projektu. Ponadto, znając cele i plany organizacji, może być w stanie od początku kierować zespołem.
Alternatywą jest zatrudnienie zewnętrznego kierownika projektu, co ma kilka zalet. Kultura organizacyjna firmy może być ugruntowana, ale wprowadzenie nowego pracownika z nowymi perspektywami i bezstronnym punktem widzenia może być korzystne.
Projekty mogą zyskać na świeżym spojrzeniu. Może to również zapewnić nowy dostęp do zasobów, które nie były dostępne u dotychczasowych dostawców. A może warto skorzystać z usług wirtualnych asystentów, aby zwiększyć produktywność poprzez obniżenie kosztów pracy przy jednoczesnym zwiększeniu elastyczności i jakości pracy.
Przypisy końcowe
Jako właściciel firmy nie tylko koncentrujesz się na wizji i sukcesie swojej firmy, ale masz też wiele do zrobienia. Zatrudnienie kierownika projektu pomogłoby w rozwoju firmy i uwolniłoby Twój czas od codziennych rozterek.
Nie ma lepszego sposobu na złagodzenie bólu związanego z rozwojem firmy niż wybór kandydata, który posiada większość ze wszystkich wymienionych wyżej umiejętności.
Rozpoczynasz nowy projekt? Zacznij od rozważenia zatrudnienia specjalisty ds. zarządzania projektami, aby utrzymać go na właściwym torze i osiągnąć swój cel biznesowy.
